Configurando e entendendo o Dynamics 365 App for Outlook

Olá, Dynamics fan boys!

Cá estou de novo para falar de um assunto importante com relação à integração entre Dynamics 365 e Outlook. Inclusive passei por um problema recente nesta integração e gostaria de compartilhar alguns detalhes, visto que este assunto é um pouco confuso, mesmo no site da Microsoft, entre as versões disponíveis dos aplicativos.

Primeiramente, gostaria de falar da vantagem de se ativar a integração do Dynamics para o Outlook. Através de um clique, o usuário pode converter um email recebido em uma ocorrência dentro da plataforma, como por exemplo, fazer com que determinado email seja transformado automaticamente em um chamado de suporte. Não é bacana?

Pois bem. Para isso, dependendo de como buscar informações na internet, você localizará o seguinte suplemento para ser baixado e instalado localmente, em um PC que tenha o client do Outlook, de forma que seja disponibilizado um novo ícone “Dynamics 365” dentro da tela do Outlook:

Dynamics 365 for Outlook, versão 9.0 (cliente Outlook) – versão base
https://www.microsoft.com/pt-BR/download/details.aspx?id=56972

Microsoft Dynamics for Outlook, versão 9.0, Update 1.0 – update em cima da versão base (necessário instalação da versão base primeiro):
https://www.microsoft.com/pt-BR/download/details.aspx?id=58079

A confusão começa aqui. Em determinado projeto, utilizei este suplemento, porém comecei a notar que ele estava super “pesado”, chegando a travar o Outlook a ponto de ser solicitada uma reinicialização dele em Modo de Segurança com a desativação do suplemento. Observe o tamanho dos instaladores e já terá noção do que estou dizendo.

Pesquisando com mais detalhes e questionando a própria Microsoft em um treinamento de Dynamics, me foi apresentado um substituto deste suplemento, mil vezes melhor, mais leve e que não necessita sequer de download e instalação pelo usuário. Trata-se do Dynamics 365 App for Outlook (diferente do suplemento anterior apenas pelo “App” na nomenclatura – o anterior se chama “Dynamics 365 for Outlook”). Este suplemento, por sua vez, é ativado dentro da própria administração do portal Dynamics 365. Após ativo, você pode configurar as caixas de email dos usuários que deseja que o suplemento seja instalado. Ao configurar a caixa de um usuário, basta reiniciar o Outlook e lá estará o ícone do Dynamics, assim como acontecia no antigo. E melhor: funciona também no Outlook Web Access!!! Isto é, você não precisa nem mesmo do client do Outlook.

Resumindo a história: esqueça do antigo “Dynamics 365 for Outlook” e nem tente instalar este suplemento. Não queira passar pela dor de cabeça que passei. Simplesmente ative o Dynamics 365 App for Outlook  e seja feliz! rs

Obs: você deve estar se perguntando o motivo de ainda existirem ambas as versões disponíveis deste suplemento. Sim. Fiz esta mesma pergunta e a Microsoft está mantendo a versão antiga ativa apenas por questão de compatibilidade com várias organizações que já o utilizavam e que ainda não se converteram ao novo suplemento. Portanto, seja moderno e entre na onda do novo!

 

Como ativar o Dynamics 365 App for Outlook?

Nesta documentação da Microsoft você encontra o passo a passo de como ativar o novo suplemento:

https://docs.microsoft.com/pt-br/dynamics365/outlook-app/deploy-dynamics-365-app-for-outlook

Agora veja o que acontece ao selecionar um email e clicar no ícone Dynamics 365 dentro do client do Outlook ou dentro do Outlook Web Access. O email fica aberto na lateral esquerda e, na lateral direita, é carregada uma pequena tela do Dynamics 365. Ali, você tem a opção de clicar nas reticências e selecionar para rastrear o email. Também pode personalizar esta tela para que seja disponibilizado ao usuário alguns campos. No caso abaixo, configurei para ele selecionar um cliente (de dentro da base de dados do Dynamics) e carregar o contato:

 

Quando a mensagem de rastreamento aparece como “Rastreado com êxito”, significa que, a partir de agora, qualquer troca de email em cima desta mesma mensagem passará a ser rastreada dentro de uma ocorrência no Dynamics. Imagine isto em um cenário de suporte, onde um email pode ser convertido em ocorrência (com um ID único) e, qualquer troca de email em cima disso, fica sempre rastreada dentro deste mesmo ID no Dynamics.

Agora, a tela das solicitações dentro do Dynamics (onde cada solicitação foi um email inicial convertido em ocorrência):

Um grande abraço.

Idevar.

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